C. Inrichten declaratieproces
Om een optimale overgang naar integrale bekostiging te kunnen garanderen, zal het hele proces van registratie, aanleveren van declaraties aan de gezamenlijke organisatie, controleren en versturen van integrale prestaties en declaraties aan de verzekeraars en het verwerken van retourinformatie werkend moeten zijn. Dit declaratieproces ziet er op hoofdlijn als volgt uit:
De betrokken zorgverleners leveren de – door hen vastgelegde en gecontroleerde – declaratie-informatie aan de gezamenlijke organisatie. Deze combineert de declaraties van de verschillende zorgaanbieders en bepaalt op basis daarvan welke integrale prestaties dienen te worden gedeclareerd. De gezamenlijke organisatie stuurt de integrale declaraties vervolgens via een digitale postbus VECOZO naar de verzekeraars. De verzekeraars sturen retourinformatie over de ingediende declaraties tenslotte weer aan de gezamenlijke organisatie. Deze uitwisseling gebeurt elektronisch.
Hoe de bepaling van de integrale prestaties gebeurt kan verschillen. Een aantal IGO’s koos ervoor deze prestaties af te leiden op basis van de monodisciplinaire prestaties van de betrokken zorgverleners, een aantal IGO’s koos ervoor dit te doen op basis van andere beslisregels. De gezamenlijke organisatie is vrij hierin te doen en wat de regio het beste past.
Ook is de vraag wie de declaraties verzorgt verschillend. Een aantal IGO’s koos ervoor de integrale declaratie te laten verzorgen door een externe declaratieservice. Andere IGO’s regelden dit in de systemen van het ziekenhuis. Het is handig om met elkaar te bepalen wie de declaraties namens de IGO gaat verzenden aan de zorgverzekeraars en hierover afspraken te maken met elkaar.
Verder dient de werkgroep het declaratieproces uit te werken en antwoord te geven op de volgende vragen:
- Registratie
Wat spelregels zijn voor de betrokken zorgverleners als het gaat om registratie?
- Wat leggen zij vast in hun administratie? Zijn er veranderingen? Bijv. vastleggen wie wel/ niet tot IGO behoort, verloskundigen leggen alleen deeltrajecten vast etc.
- Aanleveren informatie aan gezamenlijke organisatie
Hoe en wanneer leveren de betrokken geboortezorgaanbieders informatie aan? Doorgaans is dit eenmaal per maand.
- Controleren en afleiden
Na acceptatie van de aangeleverde bestanden worden de gegevens van de zorgverleners gebruikt voor het bepalen van de integrale prestaties, ook voert de gezamenlijke organisatie een aantal controles uit. Welke controles zijn dit?
- Declareren aan verzekeraars en retourinformatie
Het indienen van declaraties bij de zorgverzekeraars gebeurt enkel via VECOZO. Indien een declaratie wordt afgekeurd (geheel of gedeeltelijk) dan zal nagegaan moeten worden wat hiervan de oorzaak is, en gecorrigeerd moeten worden. Afhankelijk van het type afkeuring dient dit door de gezamenlijke organisatie of de betrokken zorgverlener zelf te worden gedaan.
De gezamenlijke organisatie zal overzicht dienen te houden op het actuele declaratieproces. Een monitor waarin wordt bijgehouden: Daarbij valt te denken aan een monitor met een overzicht van:
- de prestaties per periode zoals ingediend door de zorgaanbieders
- een overzicht van de prestaties die gekoppeld konden worden aan een integrale prestatie
- een overzicht van de uitgevallen zorgtrajecten
- een overzicht van de ingediende integrale prestaties etc.
Om het declaratieproces verder goed te kunnen laten verlopen, is het belangrijk ook gedurende het jaar regelmatig met de betrokken partijen het verloop te evalueren.