Voorbeeld: organisatie en aanpak implementatie zorgstandaard in de regio Eindhoven

In de regio Eindhoven hebben VSV Anna, VSV Catharina en VSV Veldhoven besloten gezamenlijk de implementatie van de zorgstandaard integrale geboortezorg op te pakken. Vanuit de gedachte de cliënt centraal te stellen is in Eindhoven besloten de implementatie van de zorgstandard regionaal aan te vliegen.

Met Eveline van Veghel (projectmanager), Maartje Kluck (eerstelijns verloskundige) en Lieneke van den Brink (eerstelijnsverloskundige en projectmedewerker) praten we over hun aanpak voor de implementatie van de zorgstandaard in de regio Eindhoven.

Vanaf het begin zijn de drie VSV’s gezamenlijk betrokken bij de implementatie van de zorgstandaard. Een belangrijke pijler bij de gezamenlijke implementatie is de oprichting van een stuurgroep met verankering op het hoogste niveau. 

Vlnr: Lieneke van den Brink (eerstelijnsverloskundige en projectmedewerker), Eveline van Veghel (projectmanager) en Maartje Kluck (eerstelijns verloskundige)

Hoe hebben jullie de start van de implementatie aangepakt?

“Vanuit de stuurgroep lag de opdracht de zorgstandaard te implementeren in de regio. Vanuit de raden van bestuur is besloten hiervoor mankracht ter beschikking te stellen.” geeft Eveline van Veghel aan. Het projectteam bestaat uit een projectmanager en twee projectmedewerkers. Afgelopen zomer zijn de drie collega’s gestart voor elk 16 uur in de week.

Het projectteam ging aan de slag met het vormgeven van de structuur van de implementatie werkgroep. “We hebben besloten om een team te vormen van 10 professionals die met mandaat van de eigen discipline in het project zitten” geeft Eveline aan.

Eveline licht de gekozen structuur toe: “Elke drie weken vergaderen we drie uur lang. We maken duo’s van de 10 deelnemers aan het project. Bijvoorbeeld een Gynaecoloog met een eerstelijnsverloskundige. Deze duo’s werken de elementen van de zorgstandaard uit. We willen heel doelmatig vergaderen volgens een vaste structuur waarbij we zoveel mogelijk input opleveren. We volgen een vast format; Wat vraagt de zorgstandaard? Wat is de huidige situatie? Wat is de gewenste situatie? Hoe willen we het hier daadwerkelijk implementeren en wat is daarbij de concrete vraag aan de projectgroep?”

Hoe ziet jullie proces er precies uit?

“Een duo werkt een onderwerp uit in een memo. In de vergadering wordt heel strak verwezen naar de memo’s en de vragen die gesteld worden aan de projectgroep. Lieneke heeft ook tussentijds overleg met de duo’s. Ze houdt het overzicht over de vorderingen van de afzonderlijke duo’s en bereidt de driewekelijkse vergadering voor. “Omdat we zo frequent en ook zo lang vergaderen zitten de projectleden helemaal in de onderwerpen. Als je maar eens in de 2 maanden vergadert moet je eerst iedereen bijpraten over de status. Of als je een vergadering van 1,5 uur hebt kun je soms net in een discussie zitten en dan moet je al weer naar de afronding.”

Cyclus Regio Eindhoven

1. Eens per 3 weken 3 uur vergaderen
2. Onderwerp voorbereiden in duo’s (inventarisatie)
3. Memo ter bespreking in 1e vergadering
4. Mogelijke bespreking onderwerp met achterban
5. 2e vergadering memo ter discussie (discussie)
6. 3^e vergadering besluitvorming (besluitvorming)
7. Implementatie
8. Evaluatie

“Je moet ook groeien in de samenwerking” vult Maartje aan. “Doordat we zo vaak bij elkaar komen merk je dat we een club zijn geworden. Het gaat steeds beter werken. De eerste vergaderingen is het toch wel aftasten. Werd er meer gedacht in wij, zij en jullie. Later in het proces zijn er nog steeds discussies maar je geeft elkaar meer ruimte.”

Hoe stem je tussen de vergaderingen door de onderwerpen af met je collega’s?

“Het goed aanhaken van de achterban zelf is wel een van de lastige stukken.” geeft Eveline aan. ”In de tweede lijn is het duidelijk dat de projectdeelnemers namens de achterban kunnen beslissen. In de eerste lijn is dat wat lastiger. Je hebt dan te maken met individuele praktijken en die terugkoppeling is structureler. Maar ook niet voor alles. Er is ook vertrouwen naar de collega’s en de deelnemers zitten aan tafel met mandaat. Dat betekent dat je zelfstandig beslissingen kunt nemen. Maar alleen wanneer je twijfelt ga je in overleg met je achterban. Dat doe je bijvoorbeeld per mail of in de zorggroep vergaderingen. Maar ook door ondersteuning van kleinere werkgroepen uit de eerstelijns achterban.”

“Voor de eerste lijn is het soms wel lastiger om de achterban op een lijn te krijgen” geeft Maartje aan. “Ik vind het onderdeel uitmaken van het implementatieteam wel een zware taak. In de coöperatievergadering word ik soms aangesproken over bepaalde besluiten. Je bent het ook niet altijd over alle onderwerpen eens maar je moet met elkaar geven en nemen om door te gaan in dit tempo.  Soms is het dan ook best moeilijk om je achterban uit te leggen waarom je daarin mee bent gegaan.”

Hoe gaat de communicatie verder na besluitvorming over de onderwerpen?

“Na de besluitvorming in de vergadering worden de memo’s gedeeld met de achterban. Elk projectlid is verantwoordelijk voor zijn eigen achterban. Alle zorgprofessionals ontvangen de memo per mail. Daarin staat precies omschreven welke stappen je moet doorlopen.  Om het onderwerp meer te laten leven wordt er eens per kwartaal een nieuwsbrief gemaakt en worden zogenaamde leer bijeenkomsten gehouden. Voor de eerstvolgende leer bijeenkomst (65 aanmeldingen) is ook een enquête gehouden onder de professionals om het onderwerp onder de aandacht te krijgen.”

“Het is wel lastig om de gehele achterban goed te bereiken. Je merkt dat het voor een deel van de collega’s wat verder van ze af staat. Daarom hebben we ook de zogenaamde leer bijeenkomsten georganiseerd om iedereen te informeren over waar de projectgroep mee bezig is. Maar ook om te vragen waar behoefte aan is bij collega’s en te peilen wat de verschillende opvattingen zijn over verschillende onderwerpen.”

Wat zijn wat jullie betreft de voordelen om de implementatie met drie VSV’s samen te doen?

“Per onderwerp kijken we heel bewust naar de verschillende werkwijze van drie VSV’s om daarna met een voorstel te komen voor een gezamenlijke en eenduidige invulling.” geeft Maartje aan. “In de projectgroep vergaderen we net zo lang tot we een gezamenlijk format hebben. De basiszorg is straks gelijk in de hele regio. Alle 60 richtlijnen worden in kaart gebracht en we zijn aan het kijken of we die ook gelijk kunnen krijgen. We vinden het voor de zwangere ook heel belangrijk dat die straks in onze regio overal dezelfde basiszorg kan verwachten.“ vult Lieneke aan.

Zijn er nog obstakels in jullie proces en hoe zijn jullie daar mee om gegaan?

“Wat wel tegen is gevallen is dat het agenda technisch wel heel veel tijd kost.” aldus Maartje. “Binnen onze coöperatie hebben we dat nog niet goed georganiseerd.” Alleen de eerste lijn zit aan tafel op vrijwillige basis. De overige projectleden kunnen dit binnen hun reguliere werktijden opvangen. Aangezien het project nog wel een tijd zal lopen wordt nu met de coöperatie gezocht naar een oplossing hiervoor.

Voorwaarden voor succesvolle implementatie in Eindhoven

1. Een projectteam dat de implementatie inhoudelijk en organisatorisch begeleidt. Het projectteam houdt overzicht op de inhoud, ondersteunt de teamleden en stuurt deze strak aan.
2. Een sterke voorzitter van de vergaderingen die onafhankelijk is, het proces bewaakt en zich niet inhoudelijk met de vergadering bemoeit.
3. Draagvlak op verschillende niveaus. Zowel op beleidsniveau, op individueel niveau en de tussenlagen.
4. De gelijkwaardigheid aan tafel binnen het projectteam.
5. De structuur en cyclus van de overleggen en het vasthouden daaraan.

Regio Eindhoven:

3 VSV’s

3 ziekenhuizen

300 zorgprofessionals

17 verloskunde praktijken verenigd in 1 coöperatie

70 eerste lijn verloskundigen

33 gynaecologen

41 klinisch verloskundigen

8 kraamzorgorganisaties