Btw en vacatiegelden: wat moet je weten?

10 februari 2026

Binnen de geboortezorg wordt regelmatig gewerkt met vacatiegelden: vergoedingen voor deelname aan commissies, werkgroepen en overlegstructuren, zoals binnen VSV’s, IGO’s en andere samenwerkingsverbanden. In de praktijk roept dit vaak de vraag op: moet hierover btw worden berekend, of niet?

In veel gevallen is het antwoord: nee.
Als iemand deelneemt als natuurlijk persoon en niet als zelfstandig ondernemer, is er meestal geen btw verschuldigd. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer:

• de vergoeding vaststaat (geen onderhandeling);
• deze gekoppeld is aan deelname aan een vergadering;
• er geen ondernemersrisico wordt gelopen.

Wordt iemand daarentegen ingehuurd als externe op basis van een overeenkomst van opdracht (bijvoorbeeld tegen een uurtarief), dan is vaak wél sprake van btw-plicht.

Praktische tip: gebruik bij niet-btw-plichtige vacatiegelden een declaratieformulier in plaats van een factuur. Dat helpt onduidelijkheden en misverstanden voorkomen.

Bij vragen of onduidelijkheden is het altijd aan te raden contact op te nemen met de accountant, die in de specifieke situatie passend advies kan geven.